Praxismanagement
09.12.2018

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Zusammen Arbeiten oder Zusammenarbeiten? Teamsitzungen effektiv gestalten

Die Bestellungen sind schon wieder zu spät bearbeitet worden und das Material wird knapp, eine vor zwei Wochen erfolgte Reklamation wird von der Patientin nachgefragt, aber keiner weiß etwas davon, die groß beworbene Prophylaxe - Aktion steht kurz bevor, aber nichts ist vorbereitet, seit Ostern im Bermuda-Dreieck des Chefbüros verschwundene Fachzeitungen - diese Beispiele sind typische Tagesthemen für Teamsitzungen.
Durch die Teilzeitbeschäftigungen und aus Zeitmangel lässt sich vieles nicht mehr „zwischendurch“ erledigen. Regelmäßige Mitarbeiterinnensitzungen sind heute das Mittel, um organisatorische Abläufe in der Praxis, die Erstellung von Arbeits- und Urlaubsplänen usw. effektiv zu gestalten. Am einfachsten funktioniert das mit einer bestimmten Vorgehensweise, die in diesem Artikel vorgestellt wird.
Von Ute Jürgens - www.kommed-coaching.de


• Wo liegen die typischen Ursachen für die Ineffektivität von Teamtreffs?
• Welche Sitzungsregeln sind zu beachten?
• Was bedeutet Moderation? Wer sollte diese Aufgabe übernehmen?
• Wie geht man organisatorisch am besten vor?
• Was muß ins Protokoll?

Ursachen für immer wieder mißlingende Teamsitzungen
Zu häufig werden die Sitzungen von niemandem ernst genommen, sind es keine echten Mitarbeitertreffs, an denen alle gleichmäßig beteiligt sind, sondern Vortragsveranstaltungen der Praxisleitung oder es kommt nur die Hälfte der Angestellten und am nächsten Tag wird alles wieder aufgerollt. Ein anderer Faktor für garantiertes Misslingen ist eine schlechte Organisation und ein fehlendes Protokoll.

Wenn die Teammitglieder einen langen Arbeitstag hinter sich haben, extra noch einmal von außerhalb kommen müssen und der Chef weder die zusätzliche Arbeitszeit anrechnet noch ein Essen ausgibt, trägt das nicht gerade zu überschäumender Motivation bei. Letztgenannte Faktoren sollten selbstverständlich sein, um die Sitzung mit wohltemperierten Kolleginnen zu starten.

Die Sitzungsregeln
Für das Gelingen von Besprechungen sind – genau wie für das normale Miteinander – gewisse Regeln förderlich. Die hier genannten sollten in jedem Betrieb diskutiert und nach den eigenen Bedürfnissen ergänzt werden. Nach Einigung werden sie im Sitzungsraum ausgehängt; falls nötig, kann jederzeit darauf hingewiesen werden. Ab und zu können sie aktualisiert werden.


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